Il progetto di codifica per colore
Uno stato dei fatti sulla gestione dei materiali da parte di Arno van der Linden, del Dipartimento delle strutture CSA - Centro medico Erasmus nei Paesi Bassi:
Per ottenere la massima efficienza all'interno di un ospedale, ogni passo e ogni processo sono considerati un'opportunità per migliorare. Il Centro Medico Erasmus (MC) di Rotterdam nei Paesi Bassi ha preso a cuore questo obiettivo. Fare in modo che tutte le operazioni si svolgano senza intoppi richiede la valutazione e l'adozione di nuovi progetti che possano contribuire ad apportare miglioramenti su grande e piccola scala.
La gestione del flusso dei materiali è un'area libera, in cui piccoli cambiamenti apportano miglioramenti tangibili e visibili. All'interno del Dipartimento delle strutture CSA del Centro Medico Erasmus abbiamo guardato alle soluzioni logistiche come a un modo per introdurre principi di gestione semplificata nel nostro flusso di materiali. Un'introduzione visibile è stata l'adozione di una soluzione di codifica per colori che ha aumentato l'efficienza e la gestione del magazzino.
Focus sull'organizzazione futura
Nel nostro dipartimento siamo responsabili della preparazione logistica di 15 diversi set chirurgici, suddivisi in otto discipline specialistiche. Questi set vengono preparati insieme ai contenitori portastrumenti riutilizzabili. Tutti i set vengono disposti su carrelli da inviare. Ed è in questo modo che le cose continueranno, almeno per il momento.
Tuttavia, un cambiamento importante è previsto per il 2017: tutti i preparativi logistici saranno effettuati all'interno del CSA, che vanta tra l'altro la più grande Sala Operatoria dell'Erasmus MC. La modifica si applicherà anche all'Istituto Tumori e al Centro cardio-toracico. In vista di tale imminente cambiamento, il CSA ha iniziato già da ora a ricercare soluzioni che consentano di mettere in atto procedure organizzative in grado di condurci verso uno sviluppo futuro.
Sebbene molti principi di semplificazione siano applicabili, l'idea della codifica per colore è una delle soluzioni che ci è sembrata logica.
Semplificazione
Benché gli errori non sono frequenti nel nostro dipartimento – può accadere che il personale apra accidentalmente il pacchetto sbagliato a causa dei tempi stretti che un intervento comporta – ci sforziamo costantemente di aumentare l'efficienza e cerchiamo in modo proattivo sistemi per evitare errori a qualsiasi livello.
Tenendo sempre ben presente la continua evoluzione del nostro dipartimento, l'aspetto visivo e intuitivo della codifica per colore risulta molto interessante per noi. Ci è apparso subito chiaro – visivamente ed esteticamente – quanto questa procedura possa semplificare il nostro approccio al lavoro e ai relativi processi.
I diversi colori applicati ai set chirurgici, e a ciascuno scaffale di magazzino hanno reso più facile la conformità e l'organizzazione, rendendo la struttura del magazzino immediatamente chiara.
Coordinamento senza interruzioni
La codifica per colore e le strisce adesive colorate applicate agli scaffali ci consentono di risparmiare tempo. Questo è stato l'effetto immediato. Ma è stato solo il primo passo. Quest'idea ci ha portato a pensare di suddividere le scorte in base alla disciplina e a coordinare questo aspetto con le procedure della Sala Operatoria. Di conseguenza, abbiamo classificato i set corrispondenti per ciascuna disciplina.
Precedentemente, avevamo ipotizzato, in maniera errata, che un set per la chirurgia della mano posizionato al di sotto di un set per la chirurgia del piede contrassegnato con la scritta "reparto ortopedia/traumatologia" fosse destinato alla stessa disciplina. Invece, era in realtà destinato alla chirurgia plastica.
Quando si riceve un ordine, è di grande vantaggio per noi essere in grado di fare riferimento immediatamente alla specialità corretta. Inoltre, il set stesso è facile da trovare.
La soluzione si dimostrerà maggiormente valida una volta che tutte le operazioni logistiche per le altre posizioni saranno state effettuate da qui - essa è perfettamente coordinata con le procedure all'interno della Sala Operatoria. L'introduzione di quest'idea è un ottimo modo per preparare il terreno a questo importante cambiamento.
Arno van der Linden di fronte agli scaffali del magazzino contrassegnati con codici di colore e set per gli interventi chirurgici.
Classificazione e coordinamento
È stato creato un sistema di classificazione e sono stati definiti i colori. Il sistema è stato poi coordinato con la Sala Operatoria e con il nostro dipartimento. Abbiamo valutato i nostri scaffali in base al numero dei diversi set utilizzati. Anche se il progetto non ha comportato un risparmio di spazio nell'immediato, abbiamo fatto in modo di disporre le nostre scaffalature in modo logico.
Miglioramenti di processo in corso
Non abbiamo avuto nessuno svantaggio – solo benefici. E, cosa ancora più importante, il processo di codifica per colore è stato un trampolino di lancio per migliorare i processi in corso riguardanti i metodi di gestione semplificata. Dopo l'introduzione iniziale della codifica per colore, abbiamo applicato lo stesso metodo anche alle confezioni di imballaggio destinate al trasporto, facendo compiere un ulteriore passo avanti ai nostri già efficienti processi operativi.
Filosofia
Ci dedichiamo anima e corpo alle filosofie di gestione semplificata ed efficiente della catena di approvvigionamento e del flusso dei materiali. Il lancio della codifica per colore incarna un esempio di realizzazione della nostra filosofia nel mondo reale.
